Il est assez courant que l'ensemble des documents relatifs au Syndicat des copropriétaires ne soit pas remis au nouveau syndic. Toutefois, l'importance des documents manquants est variable. S'il s'agit des notifications article 6 pour d'anciens copropriétaires, personne ne s'en apercevra. Lorsqu'il s'agit à l'inverse des documents permettant de reconstituer les comptes des copropriétaires, il faut agir.
C'est justement ce qui est arrivé à un cabinet de syndic de copropriété. Implanté sur Rennes, ce cabinet à taille humaine exerce comme syndic de proximité. Compte tenu de son développement, il est amené à reprendre la gestion d'immeubles plus ou moins anciens. Confronté à la difficulté, il est venu consulter votre avocat Rémi BOICHARD à RENNES.
Le syndic de copropriété est le représentant et le gestionnaire du Syndicat des copropriétaires, personne morale instituée par l'effet de la loi. Dit autrement, il constitue le bras armé du Syndicat. A ce titre, il doit disposer de tous les documents lui permettant de remplir sa mission au premier rang desquels figure l'Etat descriptif de division - Règlement de copropriété et ses éventuels modificatifs informant sur les règles spéciales applicables à l'immeuble. Ces documents constituent les archives du Syndicat.
En la matière, l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit des délais suivant les documents allant de 15 jours à 2 mois. Si ces délais ne sont pas respectés, une action spécifique est prévue après mise en demeure infructueuse.
Dès lors, j'ai proposé au client de mettre en demeure l'ancien syndic de produire des documents précisément listés. Bien évidemment, ce courrier s'accompagnait d'une menace d'avoir à introduire une action en Justice aux fins de récupérer ces documents tout en concluant par l'indication d'une préférence pour la voie amiable.
Alors que la demande était présentée depuis plusieurs semaines, l'ancien syndic a répondu à mon courrier sous 8 jours en adressant l'ensemble des documents demandés par la voie dématérialisée.
De cette expérience me vient deux conseils :
Premièrement, en tant que syndic en exercice, prenez le soin de classer les documents de vos immeubles afin de faciliter une transmission de qualité vous évitant une perte de temps ensuite et un éventuel engagement de votre responsabilité.
Deuxièmement, en tant que nouveau syndic, soyez très vigilant sur la transmission des archives tant sur le bordereau que sur les documents. Mais surtout, n'attendez pas avant de venir consulter votre avocat aux fins d'engager très rapidement une première mise en demeure qui peut suffire dans bien des cas.
Face aux enjeux complexes de la transmission d’archives lors d’un changement de syndic, il est crucial de réagir rapidement et de manière adaptée pour éviter tout retard ou manquement qui pourrait engager votre responsabilité. Que vous soyez syndic nouvellement nommé ou en poste depuis longtemps, la bonne gestion des documents est indispensable pour garantir une transition fluide et sans conflit.
Faites appel à votre avocat dès les premiers signes de difficulté. Grâce à son expertise et à son expérience, Me Rémi BOICHARD, avocat en droit de la copropriété à Rennes, saura vous conseiller et intervenir efficacement pour protéger vos intérêts, qu'il s'agisse d’une négociation amiable ou d’une action en justice. Ne laissez pas une situation bloquée affecter votre gestion : contactez votre avocat dès aujourd'hui au 02 78 77 17 31 ou en cliquant ici pour anticiper et résoudre ces problématiques avec sérénité.